Melden en registreren van incidenten

Zorg dat er een meldingsprocedure voor incidenten is. Hierin wordt aangegeven wanneer en bij wie incidenten gemeld moeten worden. Indien er sprake is van strafbare feiten kan aangifte bij de politie worden gedaan. Ernstige incidenten (ziekenhuisopname, blijvend letsel of de dood) moeten binnen 24 uur gemeld worden bij de Arbeidsinspectie.

Voordelen: 

Door een goede meldings- en registratieprocedure krijg je inzicht in wat er gebeurt en hoe vaak dat gebeurt. Hierdoor kan je je beleid toetsen en krijg je zicht op welke opvang je moet regelen.

Tips voor leidinggevenden: 

• Voer een registratiesysteem in en onderhoudt dit. Stimuleer je medewerkers om incidenten te melden. Zie je zelf een incident, Leg het dan ook vast.
• Leg incidenten vast op een registratieformulier.
• Voer jaarlijks een analyse uit op basis van de registraties. En stel zo nodig je beleid bij op basis van die analyse.
• Creëer een cultuur waarin medewerkers zich veilig genoeg voelen om incidenten te melden. Dat begint door open te staan voor medewerkers die incidenten of risico’s te melden hebben.
• Geef altijd terugkoppeling aan een medewerker die een incident gemeld heeft.

Tips voor medewerkers: 

Zie je een incident? Meld het. Weet je niet waar, vraag je leidinggevende hoe de meldingsprocedure is.

Aandachtspunten: 

Voor een succesvol registratiesysteem is draagvlak nodig. Medewerkers en leidinggevenden gaan niet zo maar registreren.
• Bespreek met medewerkers waarom je bedrijf registreert en wat er mee gebeurt;
• Spreek met elkaar goed af wat wel en niet geregistreerd gaat worden;
• Maak duidelijk waar het registratiesysteem te vinden is;
• Registreren kost tijd, hoe sneller en makkelijker het kan, hoe groter de kans dat medewerkers het gebruiken. Maak het registratieformulier zo kort en eenvoudig als mogelijk;
• Maak iemand verantwoordelijk voor het systeem en de verwerking van de registraties;
• Informeer medewerkers over de resultaten; dan blijven medewerkers ook registreren.
• Denk eraan dat werkgevers ernstige incidenten ook moeten registreren. Hierbij gaat het tenminste om: datum, tijd en locatie, namen van betrokkenen inclusief getuigen, naam van de dader en beschrijving van de feiten. Deze informatie kan ook van belang zijn bij een eventuele aangifte.